Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke (bestuurder) van het St. Michaël College: E. van Eerden
Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming: privacy@stmichaelcollege.nl

Het St. Michaël College verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. Het St. Michaël College vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang. De school is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. In deze privacy toelichting leggen wij graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van onze leerlingen omgaan.

Waarom verwerken wij gegevens?

Het St. Michaël College verwerkt persoonsgegevens van leerlingen om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om leerlingen aan te melden op het St. Michaël College, om de studievoortgang bij te houden en om onze leerlingen in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht.

Wij verwerken gegevens van onze leerlingen voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst en voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Voor het verwerken van overige gegevens vragen we daar waar nodig toestemming. Als voor het verwerken van gegevens toestemming word gevraagd zoals bijvoorbeeld voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).

Welke gegevens verwerken wij van onze leerlingen?

Wij verwerken diverse soorten gegevens van leerlingen, waarvan wij veel gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen of via de vorige school. Hierbij valt te denken aan naam, adres, woonplaats en geboorteplaats. De verstrekking van deze gegevens is een voorwaarde om leerlingen in te kunnen schrijven bij het St. Michaël College.

Hoe gaan wij om met de gegevens van onze leerlingen en betrokkenen?

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van leerlingen te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de schoolinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.

Wij kunnen ook commerciële derde partijen verzoeken om ons te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurd altijd in opdracht en onder verantwoordelijkheid van St. Michaël College. Met deze organisaties sluiten wij overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van leerlingen niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van leerlingen nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

Bij de persoonsgegevens hebben alleen die medewerkers toegang die dit voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen. Wij bepalen de bewaartermijn op basis van wet- en regelgeving. De bewaartermijn van gemaakte examens is wettelijk bijvoorbeeld 2 jaar na het beëindigen van de onderwijsovereenkomst. Als u er belangstelling voor heeft kunnen wij u een overzicht hiervan geven.

Welke rechten hebben betrokkenen (leerlingen vanaf 16 jaar en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar)?

Het St. Michaël College stelt de betrokkenen in staat om gebruik te maken van de wettelijke rechten vanuit de privacywetgeving. Dit betekent dat betrokkenen altijd een verzoek kunnen indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij verwerken (via privacy@stmichaelcollege.nl). Betrokkenen hebben altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Als zij ons verzoeken om gegevens te beperken of geheel te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Betrokkenen hebben altijd het recht om te vragen om de gegevens die wij van onze leerlingen verwerken aan u of aan een andere organisatie over te dragen. Betrokkenen hebben het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (profiling). Beslissingen worden ook nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.

Als betrokkenen het niet eens zijn met hoe wij omgaan met gegevens dan kunnen zij altijd opheldering vragen bij onze Functionaris Gegevensbescherming (via privacy@stmichaelcollege.nl). Indien een probleem niet goed wordt opgelost, dan kan dit gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). 

Beschrijving categorieën van persoonsgegevens

Contactgegevens:

  • naam, voornaam, e-mail, opleiding;
  • geboortedatum, geslacht, BSN-nummer;
  • adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer;
  • leerlingnummer, nationaliteit en geboorteplaats, contactgegevens ouders/verzorgers;

Medische gegevens:

  • Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen, extra ondersteuning);

Godsdienst (op eigen verzoek/vrijwillig):

  • Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het te volgen onderwijs (bijvoorbeeld: leerling vrij op bepaalde dag);

Studievoortgang:

  • Gegevens die betrekking hebben op het verloop van het onderwijs en behaalde studieresultaten; examinering; aanwezigheidsregistratie; begeleiding van de leerling; studievoortgangsgegevens van de vorige school;

Onderwijsorganisatie:

  • Gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; hieronder vallen ook lesroosters, boekenlijsten, collegepasjes enz;

Financiën:

  • Gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van het inschrijvingsgelden en cursusgelden. Hiervoor hebben wij o.a. een bankrekeningnummer nodig;

Beeldmateriaal (na toestemming):

  • Foto’s en videobeelden van activiteiten van het St. Michaël College waarop leerlingen zijn afgebeeld.

Overige gegevens:

  • Andere dan de hierboven genoemde gegevens als die verwerkt moeten worden op basis van een andere wet.
  • Camerabeelden van beveiligingscamera’s (volgens regelement camera toezicht).

Voor een uitgebreid overzicht van de categorieën van persoonsgegevens zie het verwerkingsregister:


Overzicht verwerkingsregister St. Michaël College

Rechten van betrokkenen op een rij:

  1. Recht op informatie (artikel 13 en 14 AVG)
  2. Recht van inzage (artikel 15 AVG)
  3. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
  4. Recht op gegevenswissing / vergetelheid (artikel 17 AVG)
  5. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)
  6. Recht op overdraagbaarheid / dataportibiliteit (artikel 20 AVG)
  7. Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)
  8. Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profiling (artikel 22 AVG)